在工作中,团队合作是必不可少的。很多时候,决策依赖于不同人的专业知识,需要讨论决定。会议是把不同的人组织起来讨论的途径之一,但如果会议缺乏目标和掌控力,就会浪费时间。因此,要组织一场有效的会议,懂得如何计划、准备和主持非常重要。
1.1收集与会人员的意见。
一旦你知道了自己要主持一场会议,首先要做的就是花点时间跟与会人员交流(特别是重要的与会人员)。了解他们有无特别要探讨的内容,若有,记录下来,写议程的时候用得到。
1.2写会议议程,并在会前分发给与会人员。
议程不仅可以帮助主持人掌控好时间,还可以帮助与会人员了解会议的详细信息,例如开会时间、地点、与会人员等。更重要的是,议程上会列明议题,与会人员可以事先做好必要的准备。在开会前,把议程发给每一位与会人员,如果是非常重要的会议,议程更要提早几天发。
1.3收集议题相关信息及以往的会议资料。
与会人员不一定都了解议题内容,有些可能没参加过以往相关的会议,即使参加过的人也可能不记得讨论内容了。因此,作为会议主持人,你最好先了解下以往会议的相关信息,让与会人员回忆起曾经讨论过但没有得出结论的议题,而这些议题需要在这场会议上继续探讨。你可以从会议记录员那里获得以往会议的纪要。
1.4开会前确保会场已准备就绪。
会议当天,你要确保会场干净、整洁,一切都已布置到位。此外,还要确保必要的设备能正常工作,如投影仪、电脑、展示屏等,不然会浪费很多宝贵的会议时间。
2.1宣布会议开始。
会议时间到后,若全体与会人员都已到位(至少重要的与会人员已到位),你就可以宣布会议开始了。在开始阶段,你可以先简要介绍下自己及本次会议的目标。接着,告知与会者每个议题的探讨时间,及会议的结束时间,当然,在时间操作过程中你可以适当缩短或延长,但这样做可以更有效地让会议按照计划进行。如果与会人员相互之间不认识,你可以利用几分钟时间点个到,并介绍重要的与会者。
2.2总结以往会议的重要内容。
会议的开头是一个较为冗长的过程,但要集中与会人员的注意力,你可以从总结以往会议的重要结论开始。因为不一定所有人都了解会议内容,通过介绍相关会议结论及其它信息,让所有与会人员都了解他们来的目的,进而促成一个有效的会议。
2.3邀请重要的与会人员分享最新的进展。
让相关的与会人员汇报自上次会议后的任何进展,例如碰到的新问题、人员变化、工程进展、决策调整等。还有自上次会议后采取的措施,有何效果,这些都是与会人员希望听到的内容。
2.4继续探讨上次会议未完的事项。
在开始新议题之前,先完成上次议题未完的事项。搁得越久的问题,与会人员越不愿意负责解决这些问题。因此,在会议上将悬而未决的问题交予指定人员负责。通常,未解决的事项在以往的纪要里都会用“未决定”或“有待进一步探讨”标注。
2.5接下来,探讨新问题。
这些新问题应该是近期,或者说,上次会议之后,公司发展过程中出现的。探讨出切实可行并且具体的方案,要知道留下来越多“待解决”的难题,下次会议要讨论的问题也就越多。
2.6总结。
探讨过上次遗留的问题和最近出现的新问题之后,你需要为此次会议做个总结。总结要稍微具体些,包括所有达成的共识和决定,还有在下次开会之前,与会人员需要做的工作。
2.7简要说明下次会议的讨论内容。
如果你已有具体的计划,可以说明下次会议的时间和地点。这样,可以让会议之间更有连贯性,并且让与会人员清楚他们有多少时间可以完成指定的任务。
3.1引导讨论方向,但不要主宰。
作为会议主持人,你有一项主要任务,那就是引导与会者探讨与议题相关的内容。你不需要总是阐明自己的观点,也不必太过限制讨论的框架,适当开放些。在讨论过程中,或许会冒出新的议题。因此,你可能需要稍微调整一下大家的讨论方向,确保其始终围绕着会议目标进行。
3.2鼓励所有与会人员积极参加讨论。
作为会议主持人,你的另一项任务是确保每个人都积极参加到讨论中来。如果你发现有相关的人员不愿发表意见,试着鼓励他们。你不必太过明显地指出他们的名字,因为这样可能会让他们难堪,你可以这样说“我觉得老王的专业知识可能帮我们来解释一下”,以鼓励对方开口发言。
3.3确保每个人都知道在讨论的内容。
你可能不大会注意到一点,那就是与会人员的专业背景不同。为了确保每个人都理解他们在讨论什么,你可以将困难的问题简化,并简要地解释给他们听。
3.4不要逃避困难的问题。
主持人还需要一定地强硬,以确保所有的会议目标能够达成。如果与会人员故意逃避困难的问题,你要想办法让他们讨论,并得出结论。你或许会招致某些与会人员的敌对情绪,但这也是一场有效会议的必要部分。
3.5掌握好时间。
不少人认为开会只是在浪费时间而已,因为他们经历了很多没有效率的会议。为了避免此类事件发生,作为主持人,你需要严格把控好时间。对于一些不太重要的话题,你可以提出留待以后的会议讨论。并灵活调整会议计划,确保与会人员的时间不被浪费。
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